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コミニュケーション 仕事環境

社内コミニュケーションを円滑にするための4ステップ

コミニュケーション

「社内で回しているタスクが抜けがち」
「社内の情報共有にコストがかかりすぎている」


そんな社内コミニュケーションに悩む方も多いのではないでしょうか?

黒べこ
黒べこ

今回は社内コミニュケーションを正確かつ円滑に回す方法をステップ別にご紹介していきます!

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ステップ1 連絡ツールを見直そう。

まずは、連絡ツールを見直していきましょう。

未だにメールを使用している?

社内連絡をメールで行っていませんか?
今やメールは作法の縛りだらけで、作成時の宛名や自己紹介、ご挨拶などで無駄に時間を奪われてしまいます。

現在は各方面で連絡の効率化を図れる多様なチャットツールがリリースされています。
まずはチャットツールの導入からスタートしていきましょう。

チャットツールの特徴

チャットツールでは通知先を宛名変わりに使用します。
畏まった挨拶などは行わないのが一般的な使い方です。
それぞれのツールで用途に合わせた特徴をもっているので、いくつか簡単にご紹介します。

slack

slackは連絡方法の効率化が特徴のチャットツールです。
取引先別・プロジェクト別・要件別・.個人別でチャットルームが作れて、それぞれのルーム別に選択式の定型文もカスタマイズできます。

chatwork

chatworkはメジャーで信頼性の高いチャットツールです。
利用人口も多く、特定の数のチャットルームまでは無料で使えるので外部にも提案がしやすく、共通で使いやすいことが特徴です。

backlog

backlogは案件管理もまとめて行える万能型のツールです。
様々な業種に対応できる機能の豊富さが特徴で、業務の管理からコミニュケーションまでを一つのツールで網羅できます。

ステップ2 連絡事項を定めよう。

連絡事項を定めておくとタスクの伝達に漏れがなくなります。
チャットツールでは定型文を作成できるものもあるので、設定しておけば非常に効率的で漏れのないコミニュケーションが図れる様になります。

どんな項目にすればいい?

業務よって設定する項目に違いはありますが、最低限これだけは設定する様にしておきましょう。

案件名:
連絡の要件:(ご相談、確認依頼、作成依頼など)
納期:返答期限、提出納期、完成納期など)
資料の場所:
伝達事項:
その他:連絡を確認した際はスタンプ機能を利用してアクションを行なってください

ステップ3 ルールを定めて共有しよう。

運用を開始する前に定型文の使い方や確認後のアクションについてしっかりと定めておきましょう。事前にルールがあることで円滑な運用が可能になります。

ステップ4 トップダウンで始めよう。

自分よりも上の立場の人間がルールから逸脱している場合、指摘ができなかったり部下が上司のやり方に合わせた対応を行なってしまいます。
運用を破綻させないためにも開始時や変更が発生する際には必ずトップダウンでスタートするようにしていきましょう。

まとめ

以上が社内コミニュケーションを円滑にするために取り組む流れです。
チャットツールの導入やルールの設定で社内のコミニュケーションをより円滑に改善していきましょう。

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